Il caso Mandelli – gruppo Riello Sistemi: un nuovo approccio ai processi di fornitura

Crescita economica in tempi di crisi? Le aziende italiane che riescono in quest’impresa in generale è perchè hanno rivisto i propri processi in un’ottica di risparmio e innovazione. È il caso di Mandelli Sistemi Spa del Gruppo Riello Sistemi. Grazie all’implementazione della piattaforma web IUNGO ha integrato tutti i fornitori con una ricaduta positiva sulla capacità di pianificare la produzione in base alle esigenze del mercato.

Una storia quasi centenaria quella dell’azienda piacentina Mandelli che dal 2000 fa parte del Gruppo Riello Sistemi, leader europeo nel comparto delle macchine utensili. Mandelli Sistemi Spa produce centri di lavoro destinati all’asportazione del truciolo di tutte le tipologie di metalli e i settori di riferimento sono quello Energetico e Aerospaziale. È una realtà de-verticalizzata, ovvero che tratta semilavorati che provengono dall’esterno assemblandoli, testandoli e collaudandoli. Ogni pezzo in uscita è poi il frutto di un engineering work, in quanto è soggetto a personalizzazioni sulla base del layout del cliente. Con l’avvento della crisi economica, nel 2009, l’azienda ha “colto l’occasione” per ripensare le proprie modalità di stare sul mercato e ha iniziato a lavorare principalmente a commessa e ad acquistare sul venduto. Un approccio che si potrebbe definire lean inteso sia come risparmio di costi che come capacità di innovare a seconda delle richieste e che ha avuto un riflesso immediato sulle logiche della supply chain.

Esigenze: la reattività del fornitore

La comunicazione con i fornitori in casa Mandelli non riusciva a stare al passo con i cambiamenti aziendali. Il ciclo che riguardava gli ordini infatti si poteva definire ancora manuale con tutto ciò che comportava. Venivano inviate delle e-mail con gli ordini in formato pdf, quindi non modificabili, e i disegni tecnici abbinati venivano gestiti separatamente perché troppo pesanti. L’allineamento del portafoglio ordini era effettuato attraverso solleciti telefonici con un impiego di risorse elevato. Inoltre anche il ricevimento della merce in entrata non era gestita in anticipo in quanto mancava la presa visione della pre-bolla. Le principali conseguenze erano: ritardi nella consegna della merce ed errori nel numero di merce in arrivo e nella qualità. Risultava difficile in queste condizioni ottenere una pianificazione della produzione precisa. L’obiettivo che dunque l’azienda si è posta è stato di semplificare e facilitare il più possibile la relazione con il fornitore, per renderlo più reattivo e affidabile.

La soluzione: IUNGO

Nel 2011 è iniziata la ricerca di una soluzione tecnologica che rispondesse a questo fabbisogno di cambiamento. Antonio Strafallaci, responsabile Operations di Mandelli Sistemi Spa, nel raccontare la software selection si sofferma sulla volontà di rispettare il fornitore. “Volevamo una soluzione che andasse incontro alle esigenze di tutti i fornitori, che evitasse loro di modificare le proprie procedure e di acquistare nuovi software o ricordare password o ancora visitare siti”. È stato dunque selezionato IUNGO di IUNGOItalia che rispondeva a questi requisiti: tecnologia standard (email), semplice utilizzo per tutti in qualsiasi lingua, integrazione già consolidata con il sistema ERP di Mandelli BAAN IV. IUNGO interviene in particolare in fase di validazione degli ordini: il buyer inserisce l’ordine nel gestionale che passa i dati a IUNGO; la direzione riceve una notifica per l’approvazione, dopodichè l’ordine viene inviato. Il fornitore riceve una e-mail con l’ordine, all’interno della quale può confermare o fare controproposte che riguardano quantità, prezzo, data di consegna. Nella mail, se è presente documentazione allegata, vi è anche il link che permette al fornitore di scaricare i documenti correlati. Una volta a settimana, sempre tramite email, il fornitore riceve in automatico il piano di consegna definitivo con tutte le righe d’ordine aperte, dove, in caso di criticità, può ancora operare delle modifiche.

Le aree di intervento del progetto non riguardano solamente gli ordini ma anche i documenti di trasporto e la stampa delle etichette bar-code e a breve le non conformità, per un vero controllo della qualità della merce in arrivo. “Con IUNGO abbiamo sempre la situazione in mano e questo ci consente di aggiornare in real time il nostro piano di produzione; sapere di una variazione “prima” è sempre meglio che non saperla mai”, afferma Iolanda Brambilla, responsabile logistica di Mandelli Sistemi Spa.

Vantaggi qualitativi e quantitativi

Il primo beneficio derivante dall’adozione di IUNGO è stato lo snellimento dei processi. La comunicazione “facilitata” con i fornitori offre, come detto, la possibilità di aggiornare automaticamente e in tempo reale l’ERP e dunque di avere una pianificazione della produzione in linea con le richieste del mercato, senza perdite di tempo. Inoltre i disegni sono sempre nella versione corretta e ciò evita errori nella consegna della merce.

A livello quantitativo i numeri parlano chiaro: 400 fornitori integrati (il 99% del valore dell’acquisto annuo) e 11.000 righe d’ordine gestite annualmente.

Il progetto IUNGO in Mandelli è arrivato tra i 5 finalisti del premio Innovazione ICT Emilia-Romagna, ideato da SMAU in collaborazione con la School of Management del Politecnico di Milano.

Il caso FINCIBEC: a richiesta d’offerta automatizzata è possibile

La contrattura economica spinge le imprese a ottimizzare costi, investimenti e acquisti. Fincibec Spa implementa la piattaforma web IUNGO per automatizzare la comunicazione con i fornitori, il modulo di richiesta d’offerta è l’asso nella manica del progetto.

Fincibec Spa, storia ed avanguardia dell’industria ceramica

Sassuolo (Modena) è il centro di uno dei distretti industriali più importanti d’Italia, quello ceramico.

È in questo comprensorio che opera Fincibec Spa: nata nei primi anni ‘60, l’azienda inizia la produzione di pavimenti in monocottura chiara antigeliva, una vera rivoluzione del settore. Contemporaneamente, la gamma produttiva è completata con l’introduzione di piastrelle decorate da rivestimento su pasta bianca.

Innovazione e ricerca tecnologica sono le caratteristiche distintive di Fincibec, che ha contribuito attivamente sia all’evoluzione del prodotto sia al posizionamento di leadership mondiale del distretto ceramico Sassolese.

A distanza di cinquant’anni, Fincibec si presenta sul mercato con tre brand: Monocibec, Century e Naxos. 3 stabilimenti produttivi, circa 500 dipendenti, 8 forni, oltre 8 milioni di mq di produzione annua, 2000 articoli a catalogo e oltre 100 milioni di euro di fatturato, i dati che contraddistinguono oggi la realtà aziendale.

Il progetto IUNGO: non solo gestioni ordini, la richiesta d’offerta è il punto di svolta

Fincibec cerca una soluzione tecnologica per la gestione della catena fornitori e tra le varie proposte presenti sul mercato sceglie IUNGO. IUNGO è la piattaforma web di Supply Chain Collaboration offerta da IUNGOItalia, che consente di far comunicare in modo semplice e strutturato tutti i partner aziendali, dal piccolo terzista alla multinazionale; questo grazie all’uso innovativo e brevettato della posta elettronica, la “IUNGOmail”. 

“Il progetto IUNGO ci ha convinti fin dall’inizio, perché semplice, chiaro e non invasivo per i nostri fornitori. Con questa soluzione, il fornitore risponde in automatico ai nostri ordini, ogni variazione o cambiamento è tracciato, e tutta la comunicazione tra ufficio acquisti e mondo fornitori è snella, monitorata e standardizzata” esordisce Stefano Corghi, Direttore Acquisti Ceramiche Gruppo Fincibec.

L’implementazione di IUNGO non si limita però alla gestione dell’ordine ma si estende alla fase precedente: l’invio delle richieste d’offerta. “La richiesta d’offerta è per noi un elemento molto importante. Se si considera che l’ufficio acquisti è composto da 3 persone e acquista materiale per 35 milioni annui, si capisce immediatamente come l’automatizzazione di questa funzione possa essere strategica” racconta Corghi.

Prima di IUNGO, il processo di richiesta d’offerta in Fincibec era molto destrutturato: buyer ed enti tecnici avevano autonomia di acquisto, creavano manualmente file in excel o word sulla base dei fabbisogni generati da AS400, allegavano file relativi al capitolato tecnico e inviano tutto via email. Una volta ricevute le offerte via fax o via email, i dati venivano inseriti manualmente e confrontati, senza però possibilità di raffrontri su più livelli o di simulazioni; una volta selezionata la migliore offerta e dopo eventuali rilanci e aggiustamenti, si creava l’ordine in AS400.

“L’inserimento di IUNGO in questo processo ha decisamente cambiato il modus operandi dell’azienda. Innanzitutto abbiamo lasciato agli enti tecnici il compito di definire cosa acquistare e dato al solo ufficio acquisti il compito della trattativa commerciale. Abbiamo definito con un codice ogni articolo, gli enti tecnici costruiscono con i codici i vari capitolati di fornitura e attraverso la logica dei link, che collegano all’anagrafica dell’articolo in AS400, abbiamo trasferito tutto su IUNGO” racconta Corghi.

Il nuovo modulo di richiesta d’offerta in Fincibec permette una gestione automatica del processo di approvvigionamento. Quando su AS400 è generato un fabbisogno dall’ente tecnico, l’ufficio acquisti apre un modulo di richiesta d’offerta su IUNGO che può contenere più prodotti e può essere mandato a più fornitori. I partner ricevono così un modulo standardizzato, dove alla voce link sono allegati tutti i capitolati tecnici, e nel quale possono inserire prezzo, data di consegna e caricare, a loro volta, documenti aggiuntivi che il fornitore ritenga qualificanti per la sua fornitura.

Una volta ricevuti i feedback dei fornitori, IUNGO crea automaticamente una griglia con le offerte da cui viene evidenziata la migliore; su questa base, l’ufficio acquisti di Fincibec effettua delle simulazione e infine sceglie il fornitore, emette l’ordine e contemporaneamente carica a listino tutti i prezzi dei fornitori che non vengono scelti, così da poter essere utilizzati in futuro.

“IUNGO ci permette una completa tracciabilità di quello che accade anche dal punto di vista della selezione sui prezzi. Fincibec compra materie prime che sono condizionate dall’andamento dei mercati, materie per le quali il listino non consente di definire un prezzo a priori. Riuscire a mettere in gara un certo materiale, vedi il silicato di zirconio il cui prezzo varia ogni giorno, garantisce un vantaggio competitivo perché hai un confronto in tempo reale e permette di acquistare alla condizione commerciale migliore” spiega Corghi.

I vantaggi del mondo IUNGO

In fase d’implementazione, i fornitori di Fincibec sono stati informati con un documento esplicativo delle funzionalità e modalità di funzionamento di IUNGO. La risposta è stata fin da subito positiva e proattiva, tanto da spingere Fincibec ad attivare gli Avvisi di Consegna e le Pre Bolle. “In realtà è stato proprio un nostro fornitore, che già utilizzava IUNGO con un altro suo cliente, a suggerci gli avvisi di consegna. E’ tutto molto logico e immediato: se la tua logistica, intesa come tessuto nervoso di interazioni e comunicazioni che coinvolgono azienda/fornitore, è gestita da un unico sistema, allora sì che puoi pensare di ottimizzare il tempo degli addetti coinvolti e guadagnare competitività sul mercato. Il mondo IUNGO ti permette di tracciare tutto, dall’ordine, alla consegna, alla risoluzione del problema. Solo all’interno di un sistema così integrato è possibile” conclude Corghi.