Il caso Mandelli – gruppo Riello Sistemi: un nuovo approccio ai processi di fornitura

Crescita economica in tempi di crisi? Le aziende italiane che riescono in quest’impresa in generale è perchè hanno rivisto i propri processi in un’ottica di risparmio e innovazione. È il caso di Mandelli Sistemi Spa del Gruppo Riello Sistemi. Grazie all’implementazione della piattaforma web IUNGO ha integrato tutti i fornitori con una ricaduta positiva sulla capacità di pianificare la produzione in base alle esigenze del mercato.

Una storia quasi centenaria quella dell’azienda piacentina Mandelli che dal 2000 fa parte del Gruppo Riello Sistemi, leader europeo nel comparto delle macchine utensili. Mandelli Sistemi Spa produce centri di lavoro destinati all’asportazione del truciolo di tutte le tipologie di metalli e i settori di riferimento sono quello Energetico e Aerospaziale. È una realtà de-verticalizzata, ovvero che tratta semilavorati che provengono dall’esterno assemblandoli, testandoli e collaudandoli. Ogni pezzo in uscita è poi il frutto di un engineering work, in quanto è soggetto a personalizzazioni sulla base del layout del cliente. Con l’avvento della crisi economica, nel 2009, l’azienda ha “colto l’occasione” per ripensare le proprie modalità di stare sul mercato e ha iniziato a lavorare principalmente a commessa e ad acquistare sul venduto. Un approccio che si potrebbe definire lean inteso sia come risparmio di costi che come capacità di innovare a seconda delle richieste e che ha avuto un riflesso immediato sulle logiche della supply chain.

Esigenze: la reattività del fornitore

La comunicazione con i fornitori in casa Mandelli non riusciva a stare al passo con i cambiamenti aziendali. Il ciclo che riguardava gli ordini infatti si poteva definire ancora manuale con tutto ciò che comportava. Venivano inviate delle e-mail con gli ordini in formato pdf, quindi non modificabili, e i disegni tecnici abbinati venivano gestiti separatamente perché troppo pesanti. L’allineamento del portafoglio ordini era effettuato attraverso solleciti telefonici con un impiego di risorse elevato. Inoltre anche il ricevimento della merce in entrata non era gestita in anticipo in quanto mancava la presa visione della pre-bolla. Le principali conseguenze erano: ritardi nella consegna della merce ed errori nel numero di merce in arrivo e nella qualità. Risultava difficile in queste condizioni ottenere una pianificazione della produzione precisa. L’obiettivo che dunque l’azienda si è posta è stato di semplificare e facilitare il più possibile la relazione con il fornitore, per renderlo più reattivo e affidabile.

La soluzione: IUNGO

Nel 2011 è iniziata la ricerca di una soluzione tecnologica che rispondesse a questo fabbisogno di cambiamento. Antonio Strafallaci, responsabile Operations di Mandelli Sistemi Spa, nel raccontare la software selection si sofferma sulla volontà di rispettare il fornitore. “Volevamo una soluzione che andasse incontro alle esigenze di tutti i fornitori, che evitasse loro di modificare le proprie procedure e di acquistare nuovi software o ricordare password o ancora visitare siti”. È stato dunque selezionato IUNGO di IUNGOItalia che rispondeva a questi requisiti: tecnologia standard (email), semplice utilizzo per tutti in qualsiasi lingua, integrazione già consolidata con il sistema ERP di Mandelli BAAN IV. IUNGO interviene in particolare in fase di validazione degli ordini: il buyer inserisce l’ordine nel gestionale che passa i dati a IUNGO; la direzione riceve una notifica per l’approvazione, dopodichè l’ordine viene inviato. Il fornitore riceve una e-mail con l’ordine, all’interno della quale può confermare o fare controproposte che riguardano quantità, prezzo, data di consegna. Nella mail, se è presente documentazione allegata, vi è anche il link che permette al fornitore di scaricare i documenti correlati. Una volta a settimana, sempre tramite email, il fornitore riceve in automatico il piano di consegna definitivo con tutte le righe d’ordine aperte, dove, in caso di criticità, può ancora operare delle modifiche.

Le aree di intervento del progetto non riguardano solamente gli ordini ma anche i documenti di trasporto e la stampa delle etichette bar-code e a breve le non conformità, per un vero controllo della qualità della merce in arrivo. “Con IUNGO abbiamo sempre la situazione in mano e questo ci consente di aggiornare in real time il nostro piano di produzione; sapere di una variazione “prima” è sempre meglio che non saperla mai”, afferma Iolanda Brambilla, responsabile logistica di Mandelli Sistemi Spa.

Vantaggi qualitativi e quantitativi

Il primo beneficio derivante dall’adozione di IUNGO è stato lo snellimento dei processi. La comunicazione “facilitata” con i fornitori offre, come detto, la possibilità di aggiornare automaticamente e in tempo reale l’ERP e dunque di avere una pianificazione della produzione in linea con le richieste del mercato, senza perdite di tempo. Inoltre i disegni sono sempre nella versione corretta e ciò evita errori nella consegna della merce.

A livello quantitativo i numeri parlano chiaro: 400 fornitori integrati (il 99% del valore dell’acquisto annuo) e 11.000 righe d’ordine gestite annualmente.

Il progetto IUNGO in Mandelli è arrivato tra i 5 finalisti del premio Innovazione ICT Emilia-Romagna, ideato da SMAU in collaborazione con la School of Management del Politecnico di Milano.

AMER – IUNGO: fornitori integrati? Tutti!

 Può un software facilitare e incentivare il flusso di informazioni all’interno di una riorganizzazione aziendale in chiave lean, ottimizzando la gestione della catena fornitori? Si, questa è la storia di Amer, Bonfiglioli Consulting e IUNGO

 Amer, una forte tradizione e una lungimiranza strategica

Nel panorama industriale italiano, la produzione di motori elettrici rappresenta ancora un’eccellenza che coinvolge un buon numero di imprese.

Tra queste Amer Spa che dal 1974 produce motori, motoriduttori e modo differenziali a corrente continua dedicati a diversi settori industriali. Con sede a Valdagno (VI), Amer occupa 150 persone e registra un fatturato annuo di circa 35 milioni di euro.

Un buon esempio di fabbrica italiana: la tradizione della qualità come valore fondante dell’azienda e una continua spinta ed innovazione di prodotto e di processo.

Una strategia lungimirante che porta il board direzionale ad intraprendere un percorso di rinnovamento e riorganizzazione aziendale in ottica lean.

il lean dall’interno verso l’esterno

In un primo momento, l’approccio gestionale lean coinvolge tutto il processo produttivo interno per poi estendersi alla catena di fornitori.

È in questa fase che Amer si rivolge a Bonfiglioli Consulting, azienda di consulenza bolognese con una forte specializzazione sulle operations e sul processo di sviluppo prodotto, affrontati con metodologie lean thinking e lean world class.

Paolo Campeggi, capo progetto Bonfiglioli Consulting, racconta così l’inizio del progetto: “Amer aveva già fatto autonomamente un processo di riorganizzazione interna davvero notevole, il passo successivo era coinvolgere la catena fornitori perché la concretizzazione dell’approccio lean non può prescindere dalla collaboration lungo tutta la filiera, altrimenti i benefici che hai raggiunto internamente possono essere vanificati da fornitori non allineati con i tuoi processi”.

Riduzione del lead-time, delle scorte di magazzino, miglioramento della gestione della catena fornitori a 360 gradi, sono gli obiettivi principali del progetto. Dopo una prima fase in chiave formativa, Bonfiglioli Consulting, propone una road map che vede il coinvolgimento diretto dei fornitori per renderli partecipi e parte attiva del percorso.

“In queste operazioni è fondamentale coinvolgere fin dall’inizio il fornitore perché il tutto non deve essere recepito come un ordine dall’alto ma piuttosto come un percorso da fare insieme. I vantaggi e l’impegno devono andare di pari passo, se da una parte richiedi uno sforzo collaborativo al fornitore, dall’altro la pianificazione aziendale garantisce allo stesso fornitore una stabilità e una visibilità degli ordini sul medio periodo”, dichiara Campeggi.

Bonfiglioli Consulting accompagna Amer fino alla conclusione del progetto con il coinvolgimento totale di tutti i fornitori, registrando un indice di rotazione aumentato del 30% che si è tradotto nell’essere riusciti a non far crescere le scorte di magazzino anche a fronte di una crescita delle vendite del 25%.

“La metodologia di Bonfiglioli Consoulting è vincente, perché affianca sempre la pratica alla teoria. Per i nostri fornitori queste attività sono state anche dei momenti di confronto con noi, uno scambio prezioso di informazioni che ha giovato molto positivamente sulla gestione del nostro rapporto”, commenta Italo Santagiuliana, Purchasing and Logistics Manager di Amer.

snellire il lean? si può con IUNGO

Conclusa la riorganizzazione lean della catena fornitori, emerge in Amer la necessità di snellire i processi di comunicazione con la supply chain che fino ad allora prevedevano i classici mezzi di interazione come email, telefonate, fax, etc.

Santagiuliana ricorda così l’istanza del momento: “Ci siamo resi conto fin dall’inizio che la pianificazione collaborativa si traduceva concretamente in operazioni che richiedevano l’impiego di risorse e di tempo, per questo motivo abbiamo coinvolto Bonfiglioli Consulting nell’analisi di una soluzione informatica che semplificasse e snellisse questi processi”.

Dopo qualche mese dedicato alla software selection, la scelta ricade su IUNGO, il software dedicato alla gestione della catena fornitori che con un uso innovativo e brevettato della posta elettronica regolamenta e semplifica il rapporto cliente – supplier. Al momento dell’ordine, IUNGO invia in automatico un messaggio in posta elettronica con l’ordine, del tutto simile al modulo inviato fino a quel momento via fax. I fornitori hanno la possibilità di apporre modifiche o confermare semplicemente rispondendo all’e-mail. Il portale riceve nell’immediato le risposte e vengono aggiornati in real time sistemi ERP, MRP, etc.

“La caratteristica principale che differenzia IUNGO da tutti i suoi competitor è che non è gravoso né in termini di spesa né di tempo per i fornitori. Altri software richiedono il pagamento da parte del fornitore sia di un canone di acquisto sia di una licenza per l’utilizzo, fattore per noi impensabile. IUNGO invece non è invasivo e non obbliga il fornitore ad implementare nessuna tecnologia particolare poiché l’email è ormai lo strumento di lavoro comune a tutti”, racconta Santagiuliana.

Amer coinvolge in un primo momento una decina di fornitori pilota per poi passare al coinvolgimento di tutti gli altri fornitori nei mesi successivi.

“Abbiamo circa 300 fornitori, li abbiamo coinvolti tutti nel progetto IUNGO. L’aspetto più entusiasmante è che i 30 fornitori asiatici che abbiamo non hanno neppure chiesto informazioni aggiuntive, sono diventati operativi immediatamente”, conclude Santagiuliana.

Ad oggi in Amer, tutti i 300 fornitori gestiscono gli ordini tramite IUNGO, il software si è dimostrato un elemento facilitatore delle dinamiche lean, uno strumento che semplifica ulteriormente la gestione di attività già alleggerite e snellite grazie all’adozione di una lean production.